طراحی گرافیک، طراحی سایت و خدمات چاپ
شاخص کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

  • دسته بندی : مدیریت
  • تاریخ انتشار : 3ژانویه 2020

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدیکسب و کار مؤثر است. سازمان‌ها از KPI‌ها در چندین سطح استفاده می‌کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI‌های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز باشند، در حالی که KPI‌های سطح پایین ممکن است بر روی فرآیندهای بخش‌هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند.

 

KPI به چه معنی است؟

بنابراین تعریف KPI چیست؟  KPI چه کاربردی دارد؟ در اینجا چند تعریف دیگر آورده شده است:

تعریف فرهنگ لغت آکسفورد از KPI: یک اقدام کمی که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تعریف KPI از Investopedia: مجموعه ای از اقدامات کمی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می‌کند.

آنچه باعث می‌شود یک شاخص عملکرد کلیدی (KPI) مؤثر باشد

۱٫ چه چیزی باعث می‌شود KPI مؤثر باشد؟

اکنون که می‌دانیم KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی است، فقط به همان اندازه عملکردی که از آن الهام می‌گیرد با ارزش است. خیلی اوقات، سازمانها کورکورانه KPI‌های شناخته شده در صنعت را اتخاذ می‌کنند و از اینکه نتیجه نمی‌گیرند متعجب می‌شوند. یکی از جنبه‌های مهم اما اغلب غافل شده از KPI این است که آنها نوعی ارتباط هستند. به همین ترتیب، آنها مانند هر شکل دیگری از ارتباطات، از همان قوانین و بهترین روشها پیروی می‌کنند. اطلاعات دقیق، واضح و مربوط به احتمال زیاد جذب و عمل می‌شوند.

از نظر تدوین استراتژی برای تدوین KPI، تیم‌تان باید از اصول اولیه شروع کند و اهداف خود را بشناسد، برای دستیابی به آنها چگونه برنامه ریزی می‌کنید و چه کسی می‌تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند. این یک فرایند تکرار شونده است که شامل بازخورد تحلیلگران، روسای بخش و مدیران است. با آشکار ساختن این مأموریت پیدا کردن واقعیت، شما می‌توانید درک بهتری از فرآیندهای تجارت با داشبورد KPI و اینکه باید با آنها به اشتراک گذاشته شوید، داشته باشید

 

۲٫ نحوه تعریف KPI

تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌تواند کاری دشوار باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلیدی” است زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد، به یک نتیجه خاص تجاری مرتبط باشد. KPI‌ها معمولاً با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می‌شوند. اگرچه اغلب برای یک هدف مورد استفاده قرار می‌گیرد، KPI‌ها باید براساس اهداف مهم یا اصلی تجارت تعریف شوند. هنگام تعریف KPI پاسخ این سوالات برایمان مهم هستند:

  • نتیجه مورد نظرمان چیست؟
  • دنبال چه نتایجی هستیم؟ این نتایج می‌تواند شامل درآمد، فروش بیشتر، سهام بازار، افزایش کلیک، افزایش، افزایش فالوئر و… باشد.
  • این نتایج چه اهمیتی برای ما دارد؟ باید مشخص کنید که چرا رسیدن به این نتایج مهم است.
  • برای سنجش مسیر پیشرفت باید چه چیزی را اندازه‌گیری کنیم؟ باید روش‌های ارزیابی، کمی یا کیفی بودن اطلاعات و آمار، نحوه تحلیل، ابزارهای تحلیلی و… را مشخص کنید.
  • چگونه به این نتایج برسیم؟ باید ببینیم کدام کمپین‌ها و ابزارهای تبلیغاتی بیشتر به ما کمک می‌کند.
  • مسئول رسیدن به این نتایج چه افرادی هستند؟ باید مشخص کنیم که کدام فرد، افراد یا بخش‌ها در رسیدن به اهداف و نتایج مطلوب مسئول هستند.
  • چطور متوجه شویم که به نتایج مطلوب رسیده‌ایم؟ باید معیارهای مشخصی را از ابتدا تعریف کنید تا براساس استانداردها بسنجید که آیا به نتایج دلخواه رسیده‌اید.
  • بازه زمانی برای سنجش نتایج چقدر است.

به عنوان مثال، بگذارید بگوییم که هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. شما می‌خواهید این را KPI رشد فروش خود بنامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

  • برای افزایش درآمد فروش امسال ۲۰٪
  • دستیابی به این هدف باعث می‌شود تا تجارتتان سودآور شود
  • پیشرفت با افزایش درآمدی که به دلار هزینه شده اندازه گیری می‌شود، اندازه گیری می‌شود
  • با استخدام بیشتر کارمندان مسئولین فروش، با تبلیغ مشتریان موجود برای خرید کالای بیشتر
  • مدیر ارشد فروش مسئول این متریک است.
  • درآمد امسال ۲۰ درصد افزایش یافته است.
  • باید ماهانه بررسی شود.

۳٫ KPI SMART چیست؟

مدل اسمارت یکی از معروف‌ترین مدل‌ها برای هدف‌گذاری است که می‌توان از این مدل در موارد دیگر نظیر تعیین KPI صحیح استفاده کرد. مدل SMART در واقع از حروف ابتدای ۵ کلمه تشکیل شده است که در ادامه آنها را می‌بینید:

  • Specific: در واقع هدف و شاخص‌های شما باید صریح و مشخص و ویژه کسب و کار شما باشند.
  • Measurable: اهداف و شاخص‌های شما باید مواردی باشند که قابلیت اندازه‌گیری و سنجش دارند.
  • Attainable: اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد که تعریف می‌کنید با در نظر گرفتن تمام شرایط باید قابلیت دسترسی داشته باشند.
  • Related: اهداف و KPIهای تعریف شده باید کاملا مرتبط به کسب و کار شما باشد.
  • Time: باید حتما زمان مشخصی برای رسیدن به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف کنید.

 

۴- حتی در مورد KPI‌های خود هم دقیق‌تر باشید

معیارهای SMART همچنین با افزودن ارزیابی و ارزیابی مجدد می‌توانند به SMARTER تبدیل شوند. این دو مرحله بسیار مهم هستند، زیرا آنها اطمینان می‌دهند که به طور مداوم KPI‌های خود و ارتباط آنها با تجارت خود را ارزیابی می‌کنید. به عنوان مثال، اگر از هدف درآمدی خود برای سال جاری فراتر رفته اید، باید تعیین کنید که آیا هدف خود را خیلی پایین تعیین کرده اید یا مربوط به برخی از فاکتورهای دیگر است.

 

۵- نحوه نوشتن و توسعه KPI

هنگام نوشتن یا توسعه KPI، باید در نظر بگیرید که چگونه KPI با یک نتیجه خاص تجاری یا هدف مرتبط است. KPI‌ها باید به وضعیت شغلی شما سفارشی شوند و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود، توسعه یافته اند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

 

برای KPI خود یک هدف روشن بنویسید

نوشتن یک هدف روشن برای KPI شما یکی از مهمترین – درغیر مهمترین – قسمت توسعه KPI است.

KPI باید با یک هدف اصلی تجاری مرتبط باشد. نه فقط یک هدف تجاری، یا چیزی که ممکن است شخص در شرکتتان فکر کند مهم است.

در غیر این صورت شما در حال هدفی هستید که نتواند به نتیجه تجاری برسد. این بدان معناست که، در بهترین حالت، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته باشد. در بدترین حالت، این باعث می‌شود که وقت، پول و منابع دیگری که می‌توانند در جاهای دیگر بهتر استفاده شوند، هدر داده شود.

 

راه حل اصلی این است: KPI باید بیش از تعداد دلخواه باشد. آنها باید چیزی را که استراتژیک در مورد آنچه سازمان شما می‌خواهد انجام دهند بیان کنند. شما فقط می‌توانید (یا باید بتوانید) چیزهای زیادی راجع به مدل کسب و کار یک شرکت با مراجعه به KPI‌های خود بیاموزید.

بدون نوشتن یک هدف مشخص، همه اینها بیهوده هستند.

 

KPI خود را با ذینفعان به اشتراک بگذارید

اگر ارتباط صحیحی برقرار نشود بی فایده است. چگونه کارمندان شما اگر ندانند که چه می‌کنند اهدافتان را دنبال کنند؟ یا شاید بدتر: عدم به اشتراک گذاشتن KPI شما باعث می‌شود کارمندان و سایر ذینفعان خود را ناتوان و ناامید کنند که قادر به دیدن مسیری نیستند که سازمان شما در آن قرار دارد.

 

اما به اشتراک گذاشتن KPI‌های شما با ذینفعان خود یک چیز است (هرچند که سازمان‌های زیادی نیز قادر به انجام آن نیستند). هرچند بیش از این، آنها باید فوراً ارتباط برقرار کنند.

 

KPI‌ها برای اثربخشی نیاز به زمینه دارند. این تنها در صورتی ممکن است انجام شود که شما فقط آنچه را که اندازه گیری می‌کنید توضیح داده نشود، بلکه دلیل اندازه گیری آن را توضیح می‌دهید. در غیر این صورت آنها فقط شماره‌هایی در صفحه هستند که هیچ معنایی برای شما یا کارمندان شما ندارند.

 

شاخص کلیدی عملکرد را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید

ورود به سیستم به طور مرتب در KPI‌های شما برای نگهداری و توسعه آنها ضروری است. بدیهی است که پیگیری پیشرفت شما در برابر KPI از اهمیت بسیاری برخوردار است (در وهله اول نکته تعیین کننده آن چیست؟) اما پیگیری پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است، بنابراین می‌توانید ارزیابی کنید که در وهله اول موفق به پیشرفت KPI چقدر باشید.

همه KPI‌ها موفق نیستند. برخی اهداف غیرقابل تحقق دارند. برخی از آنها نتوانسته اند هدف اصلی مشاغل مورد نظر را به تحقق برسانند. فقط با ورود به سیستم به طور مرتب می‌توانید تصمیم بگیرید که زمان آن رسیده که KPI‌های خود را تغییر دهید.

اطمینان حاصل کنید که KPI عملی است.

عملی کردن شاخص کلیدی عملکرد شما یک فرآیند پنج مرحله ای است:

  • اهداف تجاری را مرور کنید
  • عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید
  • اهداف KPI کوتاه مدت و بلند مدت را تنظیم کنید
  • اهداف خود را با تیم خود مرور کنید
  • پیشرفت و تعدیل را مرور کنید

 

 

منبع: klipfolio

مژگان متاعی

درباره مژگان متاعی

دانشجوی رشته شیمی کاربردی، علاقمند به ورزش و کار با سیستم و اینترنت.

نمایش مقالات این نویسنده

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

عضویت در خبرنامه